Océ
Inleiding
Hieronder leest u het interview met deze opdrachtgever.
Océ levert kopieer- en printsystemen (en nog veel meer) in ruim 90 landen. In 33 daarvan heeft men een eigen verkoop- en serviceorganisatie. Er werken wereldwijd bijna 24.000 mensen onder de Océ-vlag, maar in de correspondentie was de eenheid tot voor kort ver te zoeken.
“Elke Opco (operating company, red.) maakte lokaal haar
eigen enveloppen en papieren, met een eigen vleugje identiteit”,
vertelt Tim Scharn, international marketing communications
manager bij Océ. “Toen stelden we onszelf de
vraag: hoe kunnen we op een harmonieuze manier bereiken
dat ook de correspondentie van Océ als drager van onze
corporate identity gebruikt wordt?”
400 verschillende enveloppen
Voor advies klopte Tim Scharn aan bij RGN. “RGN begon met
een inventarisatie: wat wordt er nu precies gebruikt? Zij
installeerden een portal waar medewerkers uit alle landen
scans van frequent gebruikte materialen konden uploaden.
Er bleken meer dan 400 verschillende enveloppen in omloop
te zijn. Soms stond het adres links, soms rechts…”
Vervolgens moest het harmonisatietraject worden opgestart
en begeleid. “RGN viel op door haar pragmatische aanpak”,
zegt Scharn. “Daar voelde ik veel voor. En de prijs speelde
natuurlijk ook een grote rol.”
Enorme stap voorwaarts
Het traject kende twee heldere doelstellingen: harmonisatie
van de huisstijl en een kostenbesparing. Scharn:
“In eerste instantie keken wij naar alle documenten die
gedrukt moesten worden: faxen, brieven, volgvellen…
RGN hielp ons inzien dat we moesten uitgaan van één
blad met onze huisstijl en identiteit: one single sheet
fits all. Alle variabele gegevens worden dan ingeprint.
Die oplossing was ons als printbedrijf op het lijf geschreven.
Een enorme stap voorwaarts! We konden zo het
aantal items tot minder dan 10% van het oorspronkelijke
aantal reduceren.”
Geduldig en flexibel
RGN adviseerde Océ om voor het inprinten van de variabele
gegevens Coreware te gebruiken. Coreware is een correspondentiesysteem
waarmee gebruikers zelf documenten kunnen
opmaken in de eigen huisstijl, die daarmee gewaarborgd
blijft. “De eenvoud van die applicatie sprak ons aan”, aldus
Scharn. “Zoveel mensen moeten ermee werken, dan moet
het simpel zijn. Alleen blijkt het uitrollen van zo’n IT-tool
in een grote internationale omgeving tegen te vallen. De
organisatiestructuur van Océ is vrij complex. We kwamen
steeds interne obstakels tegen waardoor het project vertraging
opliep. Als dat gebeurde maakte RGN een pas op de
plaats en wachtte geduldig tot ze de draad weer kon oppakken.
Dat is een sterke manier van werken: RGN toonde zich
heel flexibel, ze hebben zich voortdurend aan ons weten
aan te passen.”
(bron: RGN nieuwsbrief juni 2009 pagina 4)
- © RGN 2010
- Sitemap
